Controleprotocol Stichting EO Metterdaad

Definitie:

Uitvoerende organisatie – de organisatie in het buitenland die het project uitvoert.
NL Partner – Organisatie in NL waar EO Metterdaad een directe relatie mee onderhoudt en een ANBI status heeft

Uitgangspunten

Donateurs vertrouwen hun geld toe aan EO Metterdaad voor financiering van projecten in het buitenland. In het kader van de Bijbelse opdracht tot goed rentmeesterschap heeft EO Metterdaad ook de taak om de besteding van de fondsen te (laten) controleren. Binnen vooraf bepaalde kaders wordt de opbrengst besteed aan het omschreven project. Daarbij worden duidelijke voorwaarden gesteld en worden afspraken gemaakt over de doelbesteding en de rapportage over het project. In alle gevallen wordt door de uitvoerende organisatie een verantwoording opgesteld. Deze verantwoording heeft zowel betrekking op de inhoud van het ondersteunde project als op de financiële aspecten daarvan.

Wanneer een accountantsverklaring?

Voorafgaand aan toekenningen boven de € 25.000 verwacht EO Metterdaad een jaarrekening van de uitvoerende partner en beoordeling door de NL partner van de financieel administratieve organisatie.

Bij de rapportage van de uitvoerende partner verlangt EO Metterdaad een eindmemo die wordt opgesteld door de NL partner. Daarin wordt een beoordeling van de financieel administratieve organisatie van de uitvoerende organisatie verwacht. Projecten met een besteding tot € 100.000 wordt gesteund op de interne controle van de NL-partner, projecten met een hogere besteding dienen te worden gecontroleerd door een externe accountant. In de onafhankelijke controleverklaring geeft de accountant een oordeel geeft over de juistheid, de volledigheid en de (financiële) rechtmatigheid van de financiële verantwoording. De accountantscontrole dient te worden uitgevoerd in overeenstemming met de wetgeving van het betreffende land van uitvoering en de geldende auditnormen. Het minimale betrouwbaarheidsniveau voor auditdoeleinden is 95%.

Welke accountant voert de controle uit?

De auditor kan de accountant zijn die de boekhouding van de lokale uitvoerende organisatie controleert of de accountant die de boekhouding van de NL partner controleert. De auditor ontvangt de audit-instructies van de NL partner van EO Metterdaad. In de projectbegroting moet de vergoeding voor de controle op passende wijze worden opgenomen.

Aandachtspunten bij de controle

Voor de controle van de financiële verantwoording zijn de volgende zaken van belang:

De voorwaarden en afspraken die bij de toekenning van de bijdrage zijn gesteld;
De lokale voorschriften en standaarden ten aanzien van controlewerkzaamheden en waar mogelijk in overeenstemming met de International Standard on Auditing (ISA);
In de financiële verantwoording zijn geen kosten opgenomen die niet aan het project zijn toe te rekenen;
In de financiële verantwoording zijn uitsluitend kosten opgenomen die zijn gemaakt binnen de afgesproken periode en voor rekening zijn gekomen van de uitvoerende organisatie. De projectkosten dienen zichtbaar te zijn in de verantwoording;
De uitvoerende organisatie doet opgave van alle opbrengsten, waaronder de bijdrage van EO Metterdaad, waarmee het project waarop de bijdrage betrekking heeft, mede is gefinancierd. De bijdrage van EO Metterdaad is afzonderlijk zichtbaar in de verantwoording;

Meer specifiek:

De accountant zal bij zijn werkzaamheden specifiek aandacht hebben voor:

Goede autorisatieprocedures binnen de uitvoerende organisatie, waarbij te allen tijde het “vier ogen”-principe en functiescheiding worden toegepast;
Grotere uitgaven en grotere aankopen (> € 1000). Hij gaat daarbij na of de inkoopprocedures van de uitvoerende partner worden gevolgd en heeft vooral oog voor een goede procedure bij kas aankopen; Indien er meerdere donateurs waren: controleer of er absolute transparantie is geweest in de boekhouding van elk van de bijdragen van de donateur en wat er uit de bijdragen is gefinancierd, met speciale aandacht voor de situatie dat uitgaven of aankopen niet dubbel worden verantwoord;
Aandacht voor betrouwbaarheid van de data die ten grondslag liggen aan de financiële verantwoording (volledigheid en juistheid);
Procedures rondom distributie van geld en/of goederen controleren: inkoop- / aanbestedingshandboek, voorraadmutaties van goederen tot distributie van goederen, ontvangstbewijzen;
Uitgaven worden gestaafd door bewijsstukken;
De uitvoerende organisatie houdt projectadministratie en documentatie bij met argumentatie voor het koppelen van (personeels)kosten aan het project (zoals timesheets). De gegevens in de projectadministratie en overige documentatie komen overeen met de gegevens in de financiële administratie.
Controle of de inhoud van het beschrijvende rapport van het project aansluit bij de financiële verantwoording;
Controle op de verplichte betalingen aan overheid voor loonheffingen, sociale verzekeringen e.d. conform de belastingwetten van het land waar de uitvoerende organisatie is gevestigd.

Inhoud auditrapport en LoR

De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een controleverklaring. EO Metterdaad kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole.
Daarnaast rapporteert de accountant - indien en voor zover van toepassing - separaat over de bevindingen en conclusies op elk van de onder ‘meer specifiek' genoemde aandachtspunten.

De accountant moet een Letter of Representation (LoR) aanvragen bij het management van het project waarin staat dat, voor zover hen bekend, het financieel overzicht alle transacties en ontvangsten omvat, in elk opzicht juist en volledig is en dat alle projectvoorwaarden, inclusief die buiten de reikwijdte van de controle, is voldaan. In de verklaring van vertegenwoordiging moet het management specifiek bevestigen dat zij hebben voldaan aan de voorwaarden bij de financiering, namelijk dat zij niets van welke aard dan ook zouden aanbieden aan of accepteren van derden, als dit geïnterpreteerd zou kunnen worden als een illegale of corrupte praktijk.

Indien het management van de partner weigert deze verklaring op te nemen in de verklaring van bevestiging en/of weigert een verklaring van bevestiging af te geven, zal de accountant hiervan een aantekening maken in zijn rapport van bevindingen.

Hilversum, 31 januari 2022