Protocole de vérification Fondation EO Metterdaad

Définition:

  • Organisation exécutrice - l'organisation à l'étranger chargée de réaliser le projet.
  • Partenaire NL - Organisation aux Pays-Bas avec laquelle EO Metterdaad entretient une relation directe et bénéficie du statut ANBI (Organisation d'utilité publique)

Principes

Les donateurs confient leur fonds à EO Metterdaad pour financer des projets à l'étranger. Dans le contexte du commandement Biblique de bonne gestion, EO Metterdaad a également pour tâche de (faire) vérifier l'utilisation des fonds.

Les montants sont consacrés au projet spécifié dans des cadres prédéterminés. Des conditions claires sont fixées et des accords sont conclus sur l'objectif de dépenses et le rapport sur le projet. Dans tous les cas, une justification est préparée par l'organisation exécutrice. Cette responsabilité couvre à la fois le contenu du projet soutenu et ses aspects financiers.

Quand faut-il un rapport d'audit?

Avant l'octroi de subventions supérieures à 25 000 €, EO Metterdaad attend du partenaire d'exécution un compte annuel et une évaluation de la part du partenaire NL de l'organisation administrative financière.

Dans le rapport du partenaire d'exécution, EO Metterdaad exige un mémo final rédigé par le partenaire NL. Une évaluation de l'organisation administrative et financière de l'organisation exécutrice est attendue. Les projets dont les dépenses ne dépassent pas 100 000 € reposent sur le contrôle interne du partenaire NL. Les projets dont les dépenses sont plus élevées doivent être audités par un comptable externe. Dans l'avis d'audit indépendant, le comptable donne une évaluation de l'exactitude, de l'exhaustivité et de la légalité (financière) de la comptabilité financière. L'audit doit être réalisé conformément à la législation du pays de mise en œuvre et aux normes d'audit applicables. Le niveau de confiance minimum à des fins d'audit est de 95 %.

Quel comptable effectue l'audit?

L'auditeur peut être celui qui contrôle les comptes de l'organisation exécutrice locale ou celui qui contrôle les comptes du partenaire NL. Cependant, l'auditeur est toujours payé par le partenaire NL d'EO Metterdaad et reçoit les instructions d'audit de celui-ci. Les frais de l'audit doivent être inclus dans le budget du projet de manière appropriée.

Points d'attention relatif à l'audit

Les points suivants sont importants pour l'audit des états financiers:

  • Les conditions et les accords conclus lors de l'octroi de la contribution;
  • Les réglementations et normes locales en matière d'audit et, si possible, conformément à la Norme Internationale d'Audit (ISA);
  • Les états financiers n'incluent pas les coûts ne pouvant être attribués au projet;
  • Les états financiers ne comprennent que les coûts encourus durant la période convenue et aux frais de l'organisation exécutrice. Les coûts du projet doivent être visibles dans les comptes;
  • L'organisation exécutrice rend compte de tous les revenus, y compris la contribution d'EO Metterdaad, utilisés pour cofinancer le projet auquel la contribution se rapporte. La contribution d'EO Metterdaad est séparément visible dans les comptes;

Plus précisément:

Dans son travail, l'auditeur accordera une attention particulière à:

  • De bonnes procédures d'autorisation au sein de l'organisation exécutrice, dans lesquelles le principe des « quatre yeux » et la séparation des fonctions sont appliqués à tout moment;
  • Des dépenses plus importantes et des achats plus conséquents (> 1000 €). Il vérifie si les procédures de passation de marchés du partenaire d'exécution sont respectées, et accorde une attention particulière aux procédures appropriées pour les achats en espèces;
  • S'il y a eu plusieurs donateurs : vérifiez s'il y a eu une transparence absolue dans les comptes de la contribution de chacun des donateurs et de ce qui a été financé par chacun, en accordant une attention particulière à ce que les dépenses ou les achats ne soient pas comptabilisés deux fois;
  • L'attention portée à la fiabilité des données qui sous-tendent les états financiers (exhaustivité et exactitude) ;
  • Vérifier les procédures entourant la distribution d'argent et/ou de biens : livre des achats/d'appel d'offres, mouvements de stock de biens à la distribution de biens, récépissés;
  • Les dépenses sont validées par des pièces justificatives;
  • L'organisation exécutrice conserve les dossiers et la documentation du projet avec des arguments permettant de relier les coûts (de personnel) au projet (comme les feuilles de temps). Les données de l'administration du projet et des autres documents correspondent aux données de l'administration financière.
  • Vérifier si le contenu du rapport descriptif du projet correspond aux états financiers;
  • Vérifier les paiements obligatoires relatifs aux retenues salariales, à l'assurance sociale, etc. conformément à la législation fiscale du pays où l'organisation exécutrice est basée.

Contenu du rapport d'audit et LDD

L'auditeur consigne les résultats de l'audit dans un rapport d'audit. EO Metterdaad peut procéder à un examen de l'audit effectué.

L'auditeur rend par ailleurs compte séparément - si et dans la mesure où cela est applicable - des constatations et des conclusions relatives à chacun des points d'attention visés au point « plus précisément ».

L'auditeur doit obtenir une Lettre de Déclaration (LDD) de la direction du projet indiquant qu'à sa connaissance, l'état financier comprend toutes les transactions et recettes, qu'il est exact et complet à tous égards, et que toutes les conditions du projet, y compris celles qui ne relèvent pas de l'audit, ont été remplies. Dans la Lettre de Déclaration, la direction doit spécifiquement confirmer qu'elle a respecté les conditions du financement, à savoir qu'elle n'offrira ni n'acceptera rien de quelque nature que ce soit à des tiers, si cela peut être interprété comme une pratique illégale ou de corruption.

Si la direction du partenaire refuse d'inclure cette mention dans la lettre de déclaration et/ou refuse d'émettre une lettre de déclaration, l'auditeur doit en faire mention dans son rapport de constatations.

Hilversum, le 31 janvier 2022