Protocolo de control Fundación EO Metterdaad

Definición:

  • Organización implementadora: la organización que implementa el proyecto en el extranjero.
  • Socio NL: organización en los Países Bajos con la que EO Metterdaad mantiene una relación directa y que es reconocida oficialmente por las autoridades holandesas como Sociedad de interés público (ANBI en neerlandés).

Principios

Los donantes confían su dinero a EO Metterdaad para financiar proyectos en el extranjero. Siguiendo el mandato bíblico de una buena administración, EO Metterdaad controla el uso de los fondos (o permite su control).

En el marco de lo acordado, los beneficios se destinan al proyecto descrito. Para la ejecución del proyecto, se establecen condiciones claras y se establecen acuerdos sobre el destino de los recursos financieros y la presentación de informes. En todos los casos, la organización implementadora elabora una justificación. En ella se recoge información tanto del contenido del proyecto, como de sus estados financieros.

¿En qué casos se requiere un informe de auditoría? 

Previo a cualquier adjudicación superior a € 25.000, EO Metterdaad espera recibir las cuentas anuales del socio implementador y una evaluación por parte del socio NL de la organización administrativa y financiera.

Junto con el informe elaborado por el socio implementador, EO Metterdaad requiere un memorando final redactado por el socio NL. En él se debe incluir una evaluación de la organización administrativa y financiera de la organización implementadora. Los proyectos de hasta € 100.000 son auditados internamente por el socio NL, mientras que aquellos con un gasto superior deben ser auditados por un auditor externo. En el informe del auditor independiente, el auditor emite una opinión sobre la corrección, integridad y legalidad (financiera) de los estados financieros. La auditoría debe llevarse a cabo de acuerdo con la legislación del país de implementación correspondiente y las normas de auditoría aplicables. El nivel mínimo de confianza requerido a efectos de auditoría es del 95%.

¿Quién realiza la auditoría contable?

Puede ser el auditor que verifica la contabilidad de la organización implementadora local o el que verifica la contabilidad del socio NL. En cualquier caso, el auditor siempre correrá a cargo del socio NL de EO Metterdaad y recibirá sus instrucciones de auditoría. La tarifa de la auditoría debe incluirse adecuadamente en el presupuesto del proyecto.

Puntos clave a tener en cuenta durante la auditoría

Durante el proceso de auditoría financiera, es importante considerar los siguientes puntos:

  • Las condiciones y acuerdos que se hayan hecho al otorgar la contribución;
  • Normas y estándares locales en materia de procedimientos de auditoría y, en lo posible, de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría (ISA);
  • Las cuentas financieras no incluyen ningún coste que no sea atribuible al proyecto;
  • Solo se incluyen en el estado financiero los costes incurridos dentro del período acordado y por cuenta de la organización implementadora. Los costes del proyecto deben aparecer en la justificación;
  • La organización implementadora deberá declarar todos los ingresos, incluida la contribución de EO Metterdaad, con los que se cofinanció el proyecto al que se refiere la contribución. La contribución de EO Metterdaad debe aparecer por separado en el informe;

Para ser más específicos:

Durante el proceso de auditoría, el auditor prestará especial atención a lo siguiente:

  • Buenos procedimientos de autorización dentro de la organización implementadora, mediante los cuales se aplica en todo momento el «Principio de los 4 Ojos y la segregación de funciones;
  • Gastos y compras mayores (> € 1000). Comprobará si se siguen los procedimientos de compra del socio implementador y prestar especial atención a que se lleve a cabo un buen procedimiento para las compras en efectivo;
  • Si hubiera múltiples donantes: verificar si ha habido absoluta transparencia en la contabilización de cada una de las contribuciones del donante y qué se ha financiado con ellas, prestando especial atención a que no se contabilicen por duplicado los gastos o compras;
  • Atención a la fiabilidad de los datos en los que se basan los estados financieros (integridad y exactitud);
  • Procedimientos de control relacionados con la distribución de dinero y/o bienes: manual de compras/licitaciones, cambios de stock de bienes a distribución de bienes, recibos;
  • Los gastos tienen que estar respaldados por documentos;
  • La organización implementadora debe mantener la administración y la documentación del proyecto con argumentos para vincular los costes (de personal) al proyecto (como las planillas de control de horas). Los datos en la administración del proyecto y otra documentación corresponden a los datos en la administración financiera.
  • Verificar si el contenido de la memoria descriptiva del proyecto es consistente con los estados financieros;
  • Verificar que los pagos obligatorios al gobierno por concepto de impuestos sobre la nómina, seguro social, etc. se efectúen de acuerdo con las leyes fiscales del país donde se encuentra la organización ejecutora.

Contenido del informe de auditoría y carta de presentación (LoR)

Tras una auditoría contable, el auditor emite un informe en el que plasma los resultados de lo encontrado. EO Metterdaad puede realizar una revisión de la auditoría.

Además, el auditor (en la medida en que sea aplicable) informará por separado sobre los hallazgos y conclusiones de cada uno de los puntos de atención mencionados en "para ser más específicos".

El auditor debe solicitar una carta de representación (LoR) de la gerencia del proyecto que establezca que, según su leal saber y entender, el estado financiero incluye todas las transacciones y recibos, es preciso y completo en todos los aspectos y que todos los términos del proyecto, incluidos los que están fuera del alcance de la auditoría, se han cumplido. En la carta de representación, la gerencia debe confirmar específicamente que ha cumplido con los términos de la financiación, es decir, que no ofrecerá ni aceptará nada de ningún tipo de terceros, si esto pudiera interpretarse como una práctica ilegal o corrupta. 

Si la gerencia del socio se niega a incluir esta declaración en la declaración de confirmación y/o se niega a emitir una declaración de confirmación, el auditor lo anotará en su informe de resultados.

Hilversum, Países Bajos, 31 de enero de 2022